Hoje em dia é muito comum ouvirmos o termo background check, mas você realmente sabe o que significa essa expressão? Antes de falarmos propriamente sobre o assunto, é necessário pontuar algumas questões.

A preocupação em garantir um ambiente empresarial cada vez mais íntegro e transparente, bem como cumprir todas as regulamentações aplicáveis ao setor em que a empresa está inserida, tem feito com que as organizações avaliem com mais precisão quem são todas as partes interessadas no seu negócio, os também conhecidos stakeholders.

Esse cuidado não é à toa. Uma associação negativa, mesmo que indireta, pode oferecer prejuízos significativos a um negócio, afetando a reputação da empresa que foi construída ao longo dos anos. Como sabemos, com a ascensão da internet e das redes sociais, tais danos podem ocorrer rapidamente e se propagar em uma escala ampla.

Tendo isso em mente, nota-se a importância em se fazer uma boa avaliação de terceiros. É nesse momento que entra o background check. 

Neste conteúdo, falaremos melhor sobre este tema, o papel da tecnologia em seu desenvolvimento e qual a relação desse processo com a lei. Para saber mais, continue a leitura a seguir!

O que significa background check?

Background check pode ser traduzido como pesquisa de antecedentes. Basicamente, consiste em um processo de obtenção de informações sobre pessoas físicas ou jurídicas. 

Além de checar os dados que foram fornecidos à empresa, entre os objetivos do background check estão a confirmação de identidade, a busca de antecedentes e a prevenção de práticas ilícitas, tais como fraudes, corrupção e descumprimentos contratuais.

Esse procedimento normalmente é realizado antes de se firmar uma relação comercial, mas também pode ser feito durante o período em que a relação já está estabelecida, ou seja, a empresa pode realizar um monitoramento contínuo em um período pré-definido por ela.

O background check traz mais segurança para as empresas, uma vez que possibilita fazer uma avaliação minuciosa sobre um parceiro e se antecipar aos riscos que ele pode oferecer. Além do mais, esse processo é indispensável para as empresas que desejam alcançar altos níveis de compliance.

Quais são os desafios do background check tradicional?

No background check tradicional é necessário coletar manualmente todas as informações sobre as pessoas ou empresas-alvo de interesse. Esse processo compreende acessar diversos portais, como tribunais de justiça e de órgãos reguladores, para confirmar o que foi apresentado e também complementar os dados com informações adicionais. 

É importante mencionar que cada site tem seu próprio requisito para a obtenção das informações, que devem ser preenchidas corretamente para que a solicitação seja feita com sucesso, como também os dados são disponibilizados em um formato próprio.

Logo, reunir todos estes documentos para prosseguir com uma avaliação torna-se bastante complexo e demorado. O background check tradicional possui diversos desafios, dentre os principais pode-se listar:

  • Esforço: lidar com grandes volumes de dados exige bastante dedicação dos profissionais, consumindo um tempo considerável do seu dia a dia;
  • Erros humanos: o processo manual fica sujeito a falhas humanas, como por exemplo a inconsistência nos registros;
  • Custos elevados: realizar muitas consultas de antecedentes manualmente eleva o seu custo, pois necessita de mais profissionais ou da terceirização desse trabalho.

Quais tecnologias podem ser utilizadas no background check?

Atualmente, muitos processos podem ser otimizados com o auxílio de tecnologia, e felizmente o background check é um deles. O uso de plataformas inteligentes para capturar, processar, organizar e analisar informações sobre pessoas físicas e jurídicas já é uma realidade em muitas empresas.

Essas soluções podem contar com diversas tecnologias como Inteligência Artificial (IA), Machine Learning, ferramentas para armazenamento e processamento de dados em tempo real, e muitas outras.

Com o uso dessas plataformas é possível garantir um processo de background mais ágil, seguro e menos suscetível a erros.

Quais são os benefícios da tecnologia no background check?

Além das vantagens comentadas no tópico anterior, o uso de tecnologia no processo de consulta de antecedentes proporciona:

  • Automatização de tarefas: com uma plataforma inteligente é possível automatizar algumas etapas do background check, como por exemplo à coleta de dados;
  • Análise de dados avançada: muitas soluções também podem fornecer insights sobre os dados coletados, como por exemplo um score de risco;
  • Segurança e privacidade dos dados: o uso de criptografias e controles de acesso, por exemplo, evitam que as informações possam ser acessadas sem autorização;
  • Redução de custos: possibilidade de realizar mais consultas sem a necessidade de aumentar a equipe ou até mesmo terceirizar o trabalho;
  • Centralização de informações: com todos os dados em um único lugar, fica mais fácil realizar as análises e exportá-las, quando necessário.

Plataforma referência no mercado

Na atualidade, existem centenas de plataformas que podem auxiliar os tomadores de decisão de risco na consulta de antecedentes. Uma das mais recomendadas é a plataforma upMiner.

Disponível totalmente on-line, a solução permite investigar pessoas e empresas apenas com o número de CPF ou CNPJ. Com mais de 2.000 fontes disponíveis, tanto nacionais quanto internacionais, é possível gerar relatórios personalizados para uma análise detalhada dos terceiros.

O upMiner também possui APIs para uma fácil integração, acelerando ainda mais as consultas de background check. Para conhecer todos os detalhes da plataforma, basta clicar aqui.

É interessante citar que essa solução está integrada ao Canal de Denúncias do Ouvidor Digital. Com essa parceria, os usuários têm a possibilidade de solicitar a elaboração de um relatório de evidências da upLexis sobre os envolvidos no caso. 

Tudo fica devidamente documentado e registrado, simplificando assim o processo de investigação e apuração das denúncias.

O processo de background check está de acordo com a lei?

Essa é uma dúvida muito comum quando se fala especificamente sobre a consulta de antecedentes criminais. As empresas podem fazer esse tipo de verificação, contudo, é necessário ter uma justificativa para isso. 

Essa razão pode ser por meio de legítimo interesse e proteção do ambiente de trabalho, por exemplo. Mas é importante considerar também o grau de confiança exigido para o cargo a ser ocupado pelo candidato(a), do contrário, pode ser caracterizado como dano moral presumido.

Em algumas funções específicas, o Tribunal Superior do Trabalho (TST), compreende que esse tipo de consulta seja realizada, como aquelas que envolvem contato com idosos e crianças, manejo de armas de fogo, transporte de cargas e pessoas, acesso à informações sigilosas, entre outras.

O mesmo vale para alguns setores, como as instituições financeiras, por exemplo, que precisam obrigatoriamente identificar a presença de Pessoas Politicamente Expostas (PEPs) em seus negócios, e mais recentemente, as instituições de ensino, que passaram a exigir certidões de antecedentes criminais de professores e colaboradores com base na Lei 14.811/2024, sancionada este ano.

Conclusão

Como evidenciado no texto, o processo de background check é essencial para as empresas garantirem mais segurança e transparência em seus relacionamentos comerciais. 

Com a implementação de tecnologia, é possível tornar essa atividade menos morosa e mais eficiente, fornecendo mais tempo para questões estratégicas do negócio.

*Conteúdo produzido pela upLexis em parceria com o Ouvidor Digital.