Implementar um canal de denúncias é um passo importante para fortalecer a integridade dentro de uma organização. Mas existe uma diferença relevante entre ter um canal de denúncias e ter um canal que as pessoas realmente conhecem, confiam e utilizam.
Um canal pouco divulgado pode permanecer praticamente invisível para colaboradores e terceiros. E, quando uma situação de assédio, fraude, corrupção, discriminação ou outra irregularidade acontece, a pessoa pode simplesmente não saber onde relatar ou não se sentir segura para fazê-lo.
Por isso, a divulgação do canal de denúncias não deve ser tratada como uma campanha pontual de lançamento. Ela precisa fazer parte da estratégia permanente de comunicação e cultura ética da empresa.
Neste artigo, você vai entender como divulgar o canal de denúncias, quais informações precisam acompanhar essa comunicação e como avaliar se as ações estão realmente funcionando.
Por que a divulgação do canal de denúncias é tão importante?
A efetividade de um canal começa antes do primeiro relato.
As pessoas precisam saber que o canal existe, entender quando utilizá-lo, encontrar facilmente os meios de acesso e, principalmente, confiar no processo.
Essa preocupação também aparece nas referências brasileiras sobre programas de integridade. O Decreto nº 11.129/2022 considera como um dos parâmetros de avaliação de um programa de integridade a existência de canais de denúncia de irregularidades abertos e amplamente divulgados a funcionários e terceiros, acompanhados de mecanismos de tratamento e proteção ao denunciante de boa-fé.
Além disso, as diretrizes da Controladoria-Geral da União reforçam que comunicação e treinamento são fundamentais para que colaboradores conheçam o Programa de Integridade e saibam como acessar os canais de denúncia. A recomendação é que essas ações sejam periódicas, utilizem diferentes meios e considerem as características de cada público.
Isso muda a pergunta que a empresa deve fazer.
Em vez de perguntar apenas “nós divulgamos o canal?”, é mais útil perguntar:
“Se um colaborador precisasse fazer um relato hoje, ele saberia imediatamente onde acessar o canal e confiaria em utilizá-lo?”
Como divulgar o canal de denúncias na empresa?
Uma estratégia eficiente combina diferentes pontos de contato. Não existe um único formato capaz de alcançar todos os públicos da organização.
1. Faça uma campanha de lançamento do canal
Quando um canal de denúncias é implantado ou reformulado, vale criar um momento claro de lançamento.
A comunicação deve explicar por que o canal existe, quem pode utilizá-lo, quais situações podem ser relatadas, quais são os meios disponíveis e como funciona o tratamento das informações.
Mais importante do que simplesmente anunciar um endereço ou telefone é explicar o que acontece depois que uma denúncia é registrada.
Quanto menos desconhecido for o processo, menor tende a ser a barreira para utilização.
2. Inclua o canal no onboarding de novos colaboradores
Uma pessoa que entra hoje na organização não participou da campanha realizada seis meses atrás.
Por isso, o canal de denúncias deve fazer parte do processo de integração de novos profissionais.
Código de Conduta, políticas de integridade, prevenção ao assédio e formas de acesso ao canal podem ser apresentados conjuntamente, ajudando o colaborador a entender desde o início quais comportamentos são esperados e como agir diante de uma possível irregularidade.
3. Realize treinamentos e ações de sensibilização periodicamente
Falar sobre o canal apenas uma vez não é suficiente.
Treinamentos periódicos ajudam a reforçar conceitos como assédio moral, assédio sexual, discriminação, conflitos de interesses, corrupção e fraude, além de mostrar situações práticas nas quais o canal pode ser utilizado.
A Lei nº 14.457/2022, por exemplo, determina para empresas com CIPA a adoção de procedimentos para recebimento e acompanhamento de denúncias relacionadas a assédio sexual e outras formas de violência, além da realização, no mínimo a cada 12 meses, de ações de capacitação, orientação e sensibilização sobre esses temas.
O treinamento, portanto, não deve ensinar apenas onde denunciar, mas também ajudar as pessoas a reconhecer situações que podem representar uma violação.
4. Mantenha o canal visível no site institucional
O acesso ao canal não deveria exigir uma investigação dentro do próprio site da empresa.
O ideal é que exista um caminho simples e permanente para encontrá-lo, principalmente para públicos externos.
Fornecedores, prestadores de serviço, parceiros, candidatos, clientes e outras partes interessadas também podem ter conhecimento de irregularidades relacionadas à organização.
Por isso, esconder o acesso ao canal dentro de várias páginas ou menus reduz desnecessariamente sua acessibilidade.
5. Utilize QR Codes nos pontos de comunicação
QR Codes facilitam a transição entre comunicação física e acesso digital ao canal.
Eles podem ser utilizados em cartazes, murais, materiais de treinamento, áreas operacionais, refeitórios, recepções, crachás ou materiais destinados a terceiros.
O ponto principal é reduzir a quantidade de etapas entre perceber uma comunicação e acessar o canal.
Se a pessoa precisa memorizar um endereço, procurar posteriormente pelo site e navegar por diferentes páginas, cada etapa adicional cria uma oportunidade de abandono.
6. Aproveite os canais digitais internos
Intranet, newsletters, e-mails corporativos, aplicativos internos e plataformas como Microsoft Teams ou outros ambientes utilizados pela empresa podem funcionar como pontos recorrentes de comunicação.
Mas existe uma diferença importante entre divulgar o canal por esses meios e transformar esses meios em canais informais de denúncia.
Mensagens enviadas diretamente a gestores, RH ou colegas por ferramentas corporativas não necessariamente oferecem as mesmas condições de registro, confidencialidade, governança e acompanhamento de um canal estruturado.
A comunicação deve direcionar o usuário para o ambiente correto.
7. Esteja presente nos ambientes físicos
Nem toda organização possui uma força de trabalho predominantemente conectada.
Indústrias, hospitais, transportadoras, redes de varejo, construção civil e empresas com equipes operacionais precisam considerar locais físicos de circulação.
Murais, refeitórios, áreas de descanso, vestiários, portarias, elevadores e áreas comuns podem receber comunicações sobre o canal.
Em empresas com frota, unidades descentralizadas ou operações externas, a estratégia precisa acompanhar a realidade dos trabalhadores.
8. Envolva as lideranças na comunicação
O comportamento das lideranças influencia diretamente a confiança no canal.
A própria CGU destaca a importância do exemplo das principais lideranças para que as mensagens relacionadas à integridade tenham credibilidade dentro da organização.
Por isso, gestores podem reforçar periodicamente a existência do canal em reuniões de equipe, treinamentos e comunicações internas.
Mas essa participação precisa ser cuidadosamente construída.
A liderança deve incentivar o uso do mecanismo institucional, e não se posicionar como intermediária obrigatória da denúncia.
O colaborador precisa saber que pode acessar o canal independentemente de comunicar previamente seu gestor.
9. Não esqueça fornecedores e terceiros
Uma estratégia de divulgação limitada aos empregados deixa uma parte importante do ecossistema da organização de fora.
Fornecedores, prestadores de serviço, representantes comerciais e outros terceiros podem identificar situações de fraude, corrupção, conflitos de interesses e violações éticas.
O canal pode ser apresentado durante processos de homologação, onboarding de fornecedores, treinamentos, portais de parceiros e outras etapas do relacionamento.
Inclusive, o Decreto nº 11.129/2022 fala expressamente em canais amplamente divulgados tanto a funcionários quanto a terceiros.
10. Explique o anonimato, a confidencialidade e a proteção contra retaliações
Informar apenas que “existe um canal” é pouco.
Uma comunicação eficiente precisa responder às inseguranças de quem considera realizar um relato.
A pessoa pode querer saber se é possível fazer uma denúncia anônima, quem terá acesso às informações, se será possível acompanhar o andamento do relato e como a empresa trata possíveis retaliações.
Essas informações precisam ser apresentadas de maneira simples e coerente com o funcionamento real do canal.
Promessas genéricas ou absolutas devem ser evitadas. A comunicação precisa refletir exatamente as características, políticas e mecanismos efetivamente oferecidos pela organização.
11. Use campanhas temáticas para manter o canal presente
A comunicação não precisa repetir durante o ano inteiro a mesma mensagem: “Conheça nosso canal de denúncias”.
É possível contextualizar o canal dentro de diferentes pautas.
Campanhas sobre prevenção ao assédio, respeito no ambiente de trabalho, diversidade, conflitos de interesses, brindes e presentes, relacionamento com fornecedores, segurança psicológica ou combate à fraude podem terminar indicando o canal como mecanismo disponível para relatos.
Dessa forma, a empresa não apenas lembra que o canal existe. Ela ensina quando ele pode ser utilizado.
12. Adapte a comunicação aos diferentes públicos
Uma comunicação produzida para a equipe administrativa pode não funcionar para trabalhadores operacionais. Uma mensagem destinada aos colaboradores pode não ser adequada para fornecedores.
Idioma, nível de escolaridade, acesso à tecnologia, localização geográfica, rotina de trabalho e necessidades de acessibilidade precisam ser considerados.
Empresas multinacionais também devem evitar simplesmente traduzir campanhas desenvolvidas pela matriz. As próprias diretrizes da CGU recomendam que a comunicação seja adaptada à realidade brasileira e ao contexto das pessoas que integram a organização.
O que deve aparecer na comunicação do canal de denúncias?
Independentemente do formato utilizado, uma boa comunicação precisa deixar algumas respostas claras para o público:
- qual é a finalidade do canal;
- que tipos de situações podem ser relatados;
- quem pode utilizá-lo;
- quais são os meios disponíveis para registrar uma denúncia;
- se existe possibilidade de anonimato;
- como as informações são tratadas;
- como acompanhar um relato;
- qual é a posição da empresa em relação à retaliação;
- e por que utilizar o canal contribui para a cultura ética da organização.
Quanto mais simples for encontrar essas respostas, menor será a incerteza de quem precisa utilizar o mecanismo.
Um erro comum: divulgar o canal apenas no lançamento
Uma das principais falhas na estratégia de comunicação acontece quando a empresa concentra todos os esforços no lançamento.
São realizados treinamentos, enviados e-mails e instalados cartazes. Depois de algumas semanas, o canal praticamente desaparece da comunicação interna.
Enquanto isso, novos colaboradores entram, fornecedores mudam, equipes são renovadas e as pessoas naturalmente esquecem informações que não fazem parte da rotina.
A divulgação precisa ser contínua.
Isso não significa comunicar o canal todas as semanas, mas criar uma cadência de lembrança, combinando diferentes momentos e pontos de contato ao longo do ano.
Como saber se a divulgação do canal está funcionando?
Medir apenas o número de denúncias recebidas pode levar a conclusões equivocadas.
Poucos relatos não significam necessariamente que não existam problemas. Da mesma forma, um aumento de denúncias depois de uma campanha pode indicar maior conhecimento e confiança no canal, e não uma deterioração do ambiente.
A empresa pode acompanhar indicadores como alcance das campanhas, participação em treinamentos, acessos à página do canal, leitura de QR Codes, pesquisas de conhecimento e confiança, perfil dos públicos que utilizam o mecanismo e qualidade das informações recebidas.
O objetivo é entender se o canal está efetivamente acessível e presente na cultura organizacional.
Divulgação faz parte da efetividade do canal de denúncias
Um canal de denúncias não se torna efetivo apenas porque está tecnicamente disponível.
Ele precisa ser conhecido, acessível e percebido como um mecanismo confiável.
Por isso, comunicação, treinamento, participação das lideranças e facilidade de acesso devem fazer parte da estratégia permanente de gestão do canal.
Mais do que divulgar um link ou telefone, a empresa precisa construir a percepção de que existe um espaço seguro e estruturado para que irregularidades sejam relatadas e tratadas.
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