É muito comum que executivos, empresários e empresas em geral associem compliance a burocracia, custo, trabalho excessivo, entre outras coisas negativas. Entretanto, na minha experiência profissional, posso garantir que é possível falar – e praticar – um compliance não burocrático e trazer muitos benefícios para a empresa. 

A primeira lição que precisamos aprender e colocar em prática é sobre o apoio da alta administração ao programa de compliance. Quando falamos em apoio, é comum a associação com suporte, porém, além disso, é preciso também dar o exemplo. Nada é mais forte do que exemplos de atitudes éticas e íntegras. 

Quando há cultura ética forte e trabalhada entre todos os colaboradores, o compliance deixa de ser o único (e por tanto, o “chato”) guardião da integridade na empresa. Assim, a cultura de integridade passa a ser o dia a dia da empresa e dos colaboradores. 

Se a sua empresa não tem uma cultura ética estabelecida, é preciso colocar energia para isso ser incorporado no DNA dela. Para disseminar a cultura de integridade e ética não basta falar em ética e integridade nos negócios, como já mencionado, é preciso praticar, mas também servir de exemplo e exigir a adoção dessas práticas. Ao se deparar com a falta de prática por parte dos colaboradores em relação à cultura ética da empresa, é preciso oferecer uma resposta adequada e, essa atitude, deve se iniciar na alta administração. 

A nossa lição seguinte está em um dos pilares mais fundamentais de um programa de compliance, a análise de riscos e, por conseguinte, seus desdobramentos. A função primordial de uma análise de riscos é identificar quais riscos a empresa está exposta, classificá-los e criar um plano de ações para tratar e mitigar esses riscos. E aqui vai a dica para não burocratizar o seu programa de compliance: identifique e classifique tantos quantos forem os riscos encontrados, mas trabalhe inicialmente em dois ou três mais importantes conjugando os pontos de vista de extensão e profundidade para a empresa.

Não tente abraçar o mundo, isso irá atrapalhar a efetividade do seu programa de compliance. Quando chegar o momento de monitorar e avaliar o programa, você deve verificar se já é hora de trabalhar os próximos riscos.

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A terceira lição fala sobre a implementação de um programa de compliance levando em consideração o tamanho da empresa e a sua atuação. O compliance burocrático será engessado e dirá que é preciso ter um milhão de políticas, regras, procedimentos, etc. Mas não é verdade. Quando os pés no chão andam de mãos dadas com a implementação do programa, o compliance passa a ser proporcional ao tamanho e a atuação da sua empresa. 

Afinal, porque ter uma política de patrocínios se a empresa não oferece e nem recebe patrocínios? Falar em proporcionalidade é encarar o programa de compliance com seriedade e torná-lo nada burocrático. 

A quarta lição é sobre os controles internos. Implemente controles internos dentro da estrutura que já existe na empresa e altere minimamente os procedimentos já estabelecidos. Evite burocracia e alterações sem sentido na rotina dos colaboradores. Ninguém gosta de ter a sua rotina modificada por um agente externo. Converse com as áreas e deixe claro para todos os colaboradores que a interferência no seu dia a dia de trabalho é mínima. Além disso, exalte a importância deles nesse processo de controles internos. 

Outra lição fundamental é usar os treinamentos e comunicações de compliance para desmistificar a inacessibilidade do departamento de compliance. Tornar-se próximo dos colaboradores é, sim, uma forma de desburocratizar o compliance. Quando um colaborador entende a necessidade de determinados processos, a observância ao programa de compliance deixa de ser uma mera execução e passa a fazer sentido no dia a dia dele. Lembre-se de trazer a participação da alta administração e a verdadeira cultura ética da empresa para os treinamentos e comunicações, isso aproxima a integridade e compliance dos colaboradores e afasta a sensação de burocracia. 

O canal de denúncias é um dos pilares de um programa de compliance que precisa ser encarado com sabedoria e seriedade pela empresa. Se os colaboradores não tiverem confiança no canal de denúncias, ele não será utilizado e se tornará mais uma burocracia dentro da organização. 

O fato é: ninguém tem prazer em precisar acionar o canal de denúncias. Porém, para que as pessoas se sintam minimamente confortáveis em utilizá-lo, é preciso que o sistema do canal seja de fácil utilização, mas também, que os relatos sejam tratados e investigados com seriedade e total anonimato dos denunciantes e, que as boas práticas como a não retaliação do denunciante de boa-fé, sejam perseguidas pela empresa.

Essas são algumas das dicas de como ter um programa de compliance sem que ele seja sinônimo de burocracia.

Venha conosco discutir outros exemplos de implementação sem burocracia e de benefícios de um programa de compliance no Workshop Compliance Sem Burocracia.

O Workshop acontecerá no dia 22/fev às 10h.

As inscrições podem ser feitas pelo site: https://www.sympla.com.br/workshop-compliance-sem-burocracia__1487038

Corre que as vagas são militadas, estão abertas apenas 270 inscrições.

Te esperamos lá!