Os canais de denúncias são ferramentas para promover a ética e a transparência nas empresas, mas seu sucesso depende diretamente do engajamento dos colaboradores. Para que esses canais funcionem conforme o esperado, é fundamental que os funcionários saibam como usá-los, sintam-se seguros ao fazê-lo e compreendam a importância desse recurso para o ambiente de trabalho. Neste guia, vamos apresentar um passo a passo para promover o uso do canal de denúncias na empresa, incluindo dicas de comunicação, campanhas de conscientização e treinamentos.
1. Comunique a existência e a importância do canal de denúncias
O primeiro passo é garantir que todos os colaboradores conheçam o canal de denúncias e entendam sua importância. Para isso:
- Lance uma campanha de comunicação interna explicando o que é o canal de denúncias, como ele funciona e qual é o seu papel na promoção de um ambiente de trabalho seguro e ético;
- Utilize diferentes canais de comunicação, como e-mails, intranet, newsletters, murais físicos e digitais, para garantir que a mensagem alcance todos os colaboradores;
- Reforce o compromisso com a confidencialidade e a não retaliação. Deixe claro que todas as denúncias serão tratadas de forma sigilosa e que não haverá consequências negativas para quem fizer uma denúncia de boa-fé.
2. Eduque e conscientize por meio de treinamentos
Treinamentos são fundamentais para aumentar a confiança dos colaboradores no uso do canal de denúncias. Para isso:
- Realize treinamentos presenciais ou online com toda a empresa, incluindo a alta gestão, sobre o uso do canal de denúncias, explicando detalhadamente o processo e quais tipos de situações devem ser denunciadas;
- Inclua o tema no onboarding de novos funcionários, garantindo que desde o início eles conheçam e se sintam confortáveis em utilizar o canal;
- Promova workshops e webinars periódicos, oferecendo um espaço para esclarecer dúvidas e reforçar o papel do canal na manutenção da ética e da conformidade na empresa.
3. Crie campanhas de conscientização periódicas
É preciso manter o canal de denúncias em evidência para que seu uso seja contínuo. Algumas estratégias incluem:
- Campanhas temáticas ao longo do ano, como durante o “Mês da Integridade” ou “Semana da Ética”, com foco em situações específicas que necessitem de mais atenção, como assédio, fraudes e discriminação;
- Utilize storytelling com exemplos fictícios para ilustrar como as denúncias podem resolver problemas graves dentro da empresa;
- Distribua materiais informativos como guias rápidos, infográficos e vídeos explicativos que sejam acessíveis e atrativos para todos os funcionários.
4. Facilite o acesso e simplifique o processo
Um canal de denúncias deve ser acessível e fácil de usar:
- Disponibilize múltiplos canais de acesso, como web app, telefone 0800 e WhatsApp, para que o colaborador escolha o método mais conveniente;
- Simplifique o processo de denúncia, sem intermediários humanos que possam desencorajar, minimizar ou interpretar de forma diferente o relato.
5. Monitore o Engajamento e Ajuste a Estratégia Conforme Necessário
É importante acompanhar o engajamento com o canal de denúncias e ajustar suas estratégias de promoção conforme necessário:
- Monitore o volume de denúncias e o feedback dos colaboradores sobre o canal. Baixo volume de denúncias pode indicar falta de confiança ou conhecimento sobre a ferramenta;
- Realize pesquisas de clima organizacional para entender como os colaboradores percebem o canal de denúncias e identificar possíveis barreiras ao seu uso;
- Ajuste sua abordagem com base nos resultados dessas análises, testando novas formas de comunicação ou ajustando os treinamentos para melhor atender às necessidades dos funcionários.
Promover o uso do canal de denúncias é um esforço contínuo que exige comunicação clara, educação constante e um compromisso genuíno com a segurança e o bem-estar dos colaboradores. No Ouvidor Digital, nosso foco é no cliente em todas as etapas. Estamos prontos para oferecer o suporte necessário para que você explore todo o potencial da sua ferramenta e alcance a máxima eficiência. Com nosso Módulo de Marketing, você terá acesso a mais de 40 materiais prontos e personalizados para reforçar a comunicação interna e engajar seus colaboradores. Conheça mais agora mesmo e descubra como podemos ajudar sua empresa a fortalecer a cultura ética!
