Uma política de tratamento de denúncias é um documento importante para qualquer organização que possui ou precisa implementar um Programa de Compliance. Neste artigo, apresentamos um guia para criar uma política eficaz para a sua empresa.
1. Defina o que é uma Denúncia
Para começar, é importante especificar claramente o que constitui uma denúncia válida. Isso pode incluir relatos de má conduta, discriminação, assédio, fraudes, questões de segurança, entre outros. A definição precisa ajuda a alinhar as expectativas e facilita o tratamento adequado de cada caso.
2. Crie um Canal de Denúncias
A política deve incluir o canal específico pelo qual a denúncia pode ser feita. Utilize um canal de denúncias externo, criado por fornecedor independente, para garantir a confidencialidade e a imparcialidade. O objetivo é certificar-se de que todas as partes interessadas—funcionários, clientes, fornecedores—possam relatar irregularidades de forma segura e anônima.
3. Garanta a Confidencialidade
A política deve garantir que as denúncias sejam tratadas de forma confidencial, protegendo a identidade do denunciante, se solicitado, sempre que possível.
4. Conduza Investigações Imparciais
Todas as denúncias devem ser investigadas de maneira justa e imparcial. Isso pode envolver a criação de uma equipe de investigação independente, sem conflitos de interesse, para garantir a integridade do processo.
5. Defina o Processo de Investigação
Estabeleça um procedimento claro para a investigação, que inclua coleta de evidências, entrevistas com as partes envolvidas e documentação detalhada de cada etapa. Um processo bem estruturado assegura que todas as denúncias sejam tratadas com seriedade e consistência.
6. Tome Ações Corretivas
Após a conclusão da investigação, se a denúncia for procedente, a empresa deve implementar medidas corretivas apropriadas. Isso pode incluir ações disciplinares, treinamento adicional, e até mesmo ajustes nas políticas internas para prevenir a reincidência.
7. Comunique-se de Forma Transparente
É importante confirmar o recebimento da denúncia, informando que o relato foi recebido e está em avaliação, para a tranquilizá-lo e reduzir uma possível ansiedade em relação ao relato. Demonstrar empatia é essencial, reconhecendo a seriedade da denúncia e a preocupação do denunciante, ajudando a estabelecer confiança e aumenta a cooperação. Agradecer ao denunciante pela iniciativa incentiva a continuidade de relatos futuros. Além disso, ao fornecer feedback, prefira uma resposta genérica sobre a conclusão da investigação sem revelar detalhes específicos, para preservar todas as partes envolvidas.
8. Proteja contra Retaliação
A política deve incluir disposições para proteger os denunciantes contra retaliação ou represálias por terem feito uma denúncia de boa-fé.
9. Escalonamento com Base na Gravidade
As denúncias devem ser classificadas conforme sua gravidade, e a resposta deve ser escalonada de acordo. Escalonar a tomada de decisão de acordo com a gravidade da denúncia é necessário para garantir que as questões mais sérias sejam tratadas com a devida atenção e urgência. Além disso, a tomada de decisão deve obedecer ao modelo de gestão e governança de cada organização. Confira algumas etapas que podem ser seguidas para esse fim:
- Classificação da gravidade: estabeleça critérios claros para classificar a gravidade das denúncias. Isso pode incluir considerações como o impacto potencial nas pessoas envolvidas, na organização ou em partes interessadas externas, a natureza das violações alegadas, e o risco de repetição ou escalada.
- Níveis de escalonamento: defina diferentes níveis de escalonamento com base na gravidade da denúncia. Por exemplo, denúncias menos graves podem ser tratadas internamente por um supervisor ou gerente de departamento, enquanto denúncias mais sérias podem exigir a intervenção de um comitê de ética, um conselho de administração ou autoridades externas, como órgãos reguladores ou aplicação da lei.
- Procedimentos de notificação: estabeleça procedimentos claros para notificar as partes relevantes conforme a gravidade da denúncia. Isso pode incluir notificar imediatamente a alta administração ou a equipe jurídica em casos de denúncias graves, enquanto denúncias menos urgentes podem seguir um processo mais gradual de notificação.
- Avaliação de risco: realize uma avaliação de risco para determinar a probabilidade e o impacto de diferentes cursos de ação em resposta à denúncia. Isso pode ajudar a priorizar ações e alocar recursos de forma eficaz para lidar com as questões mais graves.
- Consultas especializadas: em casos de denúncias particularmente graves ou complexas, considere envolver consultores externos, especialistas jurídicos, auditores independentes ou outras partes especializadas para fornecer orientação e assistência na tomada de decisões.
- Revisão e monitoramento contínuos: revise regularmente as decisões tomadas em resposta às denúncias para garantir que permaneçam apropriadas e eficazes. Além disso, monitore o ambiente interno e externo em busca de mudanças que possam exigir ajustes nas políticas ou procedimentos de escalonamento.
Conclusão
Implementar uma política de tratamento de denúncias é um passo importante para fortalecer a integridade e a cultura ética nas organizações. Além de promover um ambiente mais seguro, essa política demonstra o compromisso da empresa com a transparência e a responsabilidade, tanto internamente quanto externamente. Lembre-se de que a eficácia dessa política depende do compromisso contínuo da organização em revisar, atualizar e comunicar claramente suas diretrizes. Dessa forma, o tratamento de denúncias se torna uma ótima ferramenta para o crescimento sustentável e a reputação da empresa.
